Videokonferens – här är de bästa plattformarna

Videokonferens – här är de bästa verktygen

Allteftersom marknaden expanderar utanför Sveriges gränser ökar behovet av bra videokonferens utrustning. För att minska onödiga resor, särskilt med flyg, är det bättre att investera i plattformar och utrustning som gör videokonferensen så lik verkligheten som möjligt. Idag finns det många stora aktörer inom videokonferens, bland annat Pexip, Skype, Zoom, Google hangouts och Polycom.

Idag finns det jättebra teknik för att hålla professionella konferenser över video. Dels finns snabb internetuppkoppling som förhindrar hackig bild och fördröjningar. Dessutom finns det företag som tillverkar konferensmaterial, som skärmar, ljudsystem och liknande. Beroende på vilken kapacitet ni behöver, exempelvis om ni ska hålla videokonferens för hundra deltagare, eller endast mindre möten, finns bra alternativ.

Anslut till möten via videokonferens

Tack vare det stora utbud av bra material för videokonferenser, är avstånden idag inte betydelsefulla. Du kan idag hålla videokonferens med företag på en annan kontinent. Alltid med bra uppkoppling, utan fördröjning och med kristallklar bild. Dock krävs riktiga verktyg inom konferens. Självklart går det att hålla konferens över Skype, men risken är att samtalet bryts eller laggar. För företag som investerar i riktiga verktyg för videokonferens kan man sedan sänka många andra kostnader man tidigare hade för att resa till konferenser. Det finns en rad fördelar med videokonferens, bland annat:

• Effektiviserar möten
• Tid- och kostnadsbesparingar tack vare minskad restid och tillhörande kostnader.
• Lättare att hålla videomöten, något som ger en personligare känsla
• Med hjälp av samarbetsverktyg som olika appar och program kan alla deltagare alltid ha enkel åtkomst och hålla videokonferens oavsett plats.
• Genom videosamtal blir det lättare att förbättra kommunikationen och på så vis spara tid. Istället för att skicka hundratals mejl fram och tillbaka.
• Genom ett enda videokonferensverktyg kan du samla hela teamet, affärspartners och kunder på ett ställe.

Beroende på hur du vill utforma dina möten online finns det vissa produkter som är viktiga att investera i. Bland annat:

• Skärm eller projektor
• Konferenskamera
• Bra mikrofon
• Dator med den mjukvara som behövs
• Bra uppkoppling
• Styrsystem

För dig som behöver kunna hålla videokonferenser för fler än fyra deltagare bör du satsa på ett videokonferenssystem med såväl hård- som mjukvara. Vanliga datorer har sällan det utrymme som krävs för flera deltagare. För att spara pengar kan man använda mjukvaror som Skype eller Google hangouts. Här gäller det dock att ha en riktigt bra dator som kan leverera prestanda och kvalitet. Det finns mängder av prisklasser för videokonferenssystem, men en standardlösning kan hamna runt 30 000 till 40 000 kronor. Behöver ni endast köpa in hårdvara i form av kameror och mikrofoner samt högtalare kan priset vara lägre. För att veta hur dyrt och avancerat konferenssystem ni behöver kan det vara bra att göra en kartläggning över behoven.

Kartlägg behov för videokonferens 

För att kunna veta ungefär vilken budget ert företag bör lägga på konferensutrustning behöver ni först kartlägga era behov. Kolla igenom följande lista.

• I vilken utsträckning kommer konferenssystemet att användas? Hur ofta håller ni möten inom företaget och när och hur ofta behöver ni hålla internationella konferenser?
• Kanske håller ni flera möten samtidigt och behöver därför ett större konferenssystem?
• Behöver ni service och support? Om ert företag investerar i ett riktigt konferenssystem med både hårdvara och mjukvara behöver ni förmodligen även IT-support. Många konferensutvecklare erbjuder särskilda supportavtal som kan vara bra att kolla igenom.
• Externa eller interna videokonferenser? För er som endast behöver utrustning för att sköta interna möten kan ett enklare system räcka. Men om ni ofta behöver hålla externa möten med parter utanför företaget behöver ni ett system som är pålitligt och kompatibelt.

Om du endast behöver något enklare finns det en rad olika molntjänster. Bland annat Google hangouts, Google Meet, Zoom och Skype. Om ni däremot behöver ett större system kan det vara bättre att vända sig till konferenssystemsutvecklare som Polycom, Pexip eller Usera.

Google hangouts och Google Meet 

Både Google hangouts och Google Meet är kommunikationstjänster i molnet, alltså mjukvara online. Google har utvecklat hangouts som en kommunikationstjänst som inkluderar såväl snabbmeddelanden och videosamtal som SMS samt IP-telefoni. Via Google hangouts kan upp till 100 deltagare ha en gruppchatt. Dessutom kan man dela filer som foton, kartor och liknande. Du kan även hålla såväl röst- och videosamtal med högst tio personer, helt kostnadsfritt.

Medan Google hangouts erbjuder såväl telefonsamtal som videosamtal och chattar, är Google Meet en plattform renodlad för videokonferenser. Google Meet drar nytta av exakt samma säkra infrastruktur som det övriga globala nätverk som används av Google. Samtliga möten som sker i Google Meet är dessutom krypterade under tiden de överförs. För att hålla ett möte är det bara att skapa mötet på Google Meet och sedan dela ut länken till de som du vill bjuda in till mötet. Du behöver aldrig bekymra dig över om de andra deltagarna har ett särskilt konto eller rätt plug-in-program. Alla kan använda Google Meet. För den som befinner sig utomlands och som vare sig har Wi-Fi eller mobildata, kan man även delta i möten tack vare att det skapas ett telefonnummer för att ansluta till mötet. Om du ska hålla videokonferens för andra deltagare som använder sig konferensutrustning från exempelvis Polycom kan man ändå delta i Google Meet möten via Pexip Infinity Platform.

Pexip

Pexip är ett virtuellt mötesrum med smarta funktioner som skärmdelning samt chattalternativ. Pexip är dessutom kompatibelt med en rad andra möteslösningar, som exempelvis Google Meet. Fördelen är att det alltid är enkelt att bjuda in även externa parter till videokonferens, oavsett vilket system de använder. Via Pexip är det dessutom enkelt att bjuda in deltagare via en kalender-plugin. Via en möteslänk bjuder du enkelt in deltagare, oavsett om de använder Skype for Business, Pexip eller via telefon. 

Zoom

Zoom har fått alltmer uppmärksamhet under senaste åren. Detta är också ett kommunikationsföretag som är baserat i Kalifornien. Genom sin egen molnbaserade IT-plattform gör Zoom det enkelt att hålla såväl videosamtal som chatt. Zoom är dessutom en superbra tjänst för de som behöver kunna hålla distansutbildningar eller arbeta på distans. Zoom fungerar som så att varje person som vill ansluta till ett Zoom-möte går in via ett och samma nummer. Detta telefonnummer ringer du upp för att ansluta till mötet. Du kan delta via webbläsare, alltså genom en länk till mötet, men även genom appar, vanlig telefon samt videokonferenssystem.

Skype

Skype är en gammal välbeprövad kommunikationstjänst som grundades redan 2003 av den svenske entreprenören Niklas Zennström samt kollegan Janus Friis från Danmark. Idag ägs dock Skype av Microsoft. Skype är utvecklat för IP-telefoni. Det enda som behövs är alltså en mobil, en dator eller ett konferenssystem. För dig som vill kunna ringa utomlands utan att skaffa ett mobilabonnemang kan du enkelt sätta in pengar på ditt Skype-konto som du kan ringa för online.

Bra att tänka på inför videokonferensen

När ditt företag eller du som anställd väl har det system du vill använda för konferens finns det några tips som kan vara bra att ha koll på för att ge dig de bästa förutsättningarna för ljud och bildkvalitet. Här är några bra tips:

• Se till att komma i tid till mötet så du slipper stress med uppkopplingen när alla väntar.
• Förbered var du ska sitta. Försök sitta framför ett fönster så du får bra ljus framifrån.
• För att akustiken inte ska störa är det bra att lägga ut en stor matta samt kanske välja ett rum med gardiner för att motverka risken för eko.
• Försök att ha en ren och enkel bakgrund, alltså inte sitta en plottrig vägg som bakgrund då det kan störa själva mötet.
• Välj enfärgade kläder och undvik randigt och rutigt då dessa mönster ofta kan ge en moiréeffekt där det verkar som att mönstret rör sig.
• Se till att dubbelkolla att ditt konferenssystem fungerar som det ska samt att du har bra uppkoppling.
• Testa mikrofon och kamera.
• Om du ska hålla en presentation bör du se till att datorn är inkopplad.

Det finns även bra tekniker för att hålla i själva mötet, här är ett par tips om mötesteknik:

• Eftersom det ibland uppstår fördröjning när man håller videokonferens online kan det vara bra att utse någon som håller i mötet och sköter talan samt lämnar över ordet så inte alla pratar i munnen på varandra.
• Se till att mötet har en bra struktur så att samtalet flyter på från start till slut. Börja med att presentera upplägget så deltagarna vet vad de kan förvänta sig samt vänta med frågor tills slutet.
• Det är viktigt att ständigt ha koll på att alla deltagare är med i mötet så att inte någon råkat ”falla ur” på grund av uppkoppling eller liknande.
• Om mötet är mer än en timma långt bör du planera in när ni ska ha paus och ge tillräckligt lång paus så att deltagarna hinner med toalettbesök, hämta kaffe och liknande.

Extraknep för ett bättre möte 

För att försöka sudda ut vad som är virtuellt och verkligt finns det några extra knep som är bra att tillta när du håller videokonferens, bland annat:

• Titta in i kameran och inte på skärmen, detta ger en ökad närvaro och för deltagarna blir det mer intressant att lyssna.
• Höj inte rösten, din röst hörs bra även i normal samtalston.
• Om många är närvarande under mötet kan det vara bra att alla stänger av sin egen mikrofon när de inte pratar. Detta för att försöka undvika brus och störande ljud.

Och slutligen, lycka till med din nästa videokonferens!